Eine Umlaufmappe für die Transporte, Belege ausdrucken, bei Auftragsänderungen die Akte suchen und die entsprechenden Seiten austauschen –so funktioniert die Verwaltung von Logistikaufträgen und Containeranfragen in vielen Logistikunternehmen. Trotz vorhandener Software war die Situation bei der BD Containerhandel und Logistik GmbH in Bremen ähnlich.
Tschüss Umlaufmappe
Da trat Ole Brümmer im Herbst letzten Jahres als Niederlassungsleiter und Nachfolger des Geschäftsführers in das Unternehmen seines Vaters ein. Auf der Suche nach einer Lösung für effizientere und digitale Prozesse wurde er auf die Indiwa Digitale Kommunikation GmbH aus Bremen aufmerksam. Als Anbieter von Logistiksoftware war deren spezialisiertes Produktangebot bestehend aus Contado als TMS-Software für den Containertransport und Tarico als Software für das Ratenmanagement interessant. „Der Geschäftsführer, Ingo Litek, nahm sich die Zeit, uns alles zu erklären und dann seine Softwareprodukte mit einem modularen System an unsere genauen Bedürfnisse anzupassen. Ich bemerkte die Erfahrung des Teams, sowohl als Softwareentwickler als auch darüber hinaus eindeutig als ehemaliger Logistiker. Indiwa begleitete dann die Einführung und Schulung im Unternehmen, so dass vom ersten Tag an alles funktionierte. Die gesamte Umstellung war einfach und hat weniger Zeit in Anspruch genommen, als wir erwartet hatten“.
Digitalisierung erleichtert die Dinge
Eine Software kann nur mit dem arbeiten, was zuvor eingegeben wurde. Gerade in diesem Punkt ermutigt Ole Brümmer seine Branchenkollegen, im Büro zu scannen: „Ja, das Scannen der ersten Bestellmappe hat 15 Minuten gedauert. Danach ging alles immer schneller. Das Ergebnis erleichtert unsere Arbeit enorm. Jetzt können wir von jedem Arbeitsplatz aus den Status aller Bestellungen und Anfragen einsehen, wir können die Daten digital bearbeiten und vor allem funktionieren bestimmte Prozesse, wie z. B. das Erstellen der Rechnung, automatisch per Mausklick. Die spätere Archivierung ist nun absolut einfach, ohne volle Regale. Auch die Arbeit mit unseren Subunternehmern ist für alle einfacher und übersichtlicher geworden“.
Ole Brümmer freut sich auch über den ökologischen Aspekt, denn Druckerschwärze und Papier werden eingespart, wenn nun alles papierlos abläuft, vom Eingang der Bestellung bis zur Rechnungsstellung im Bremer Büro. Die neue Transparenz und Effizienz, die er seiner Meinung nach heute als Spediteur und Dienstleister braucht, wird ergänzt durch die guten Erfahrungen aus der unterstützenden Zusammenarbeit mit dem Geschäftspartner Indiwa. „Gleichzeitig mit der Softwareumstellung haben wir eine zweite Filiale eröffnet. Auch hier hat Indiwa die Situation mit uns und für uns gelöst, so dass wir z.B. die gleiche Mail oder Info gleichzeitig mit verschiedenen Absendern an allen Standorten versenden können und es nirgends ein Chaos gibt“.
Trotz aller Automatisierung ersetzt die Software nicht das Denken, aber sie erleichtert das Handeln. Am Anfang ist es eine Investition, die vielleicht riskant erscheint. Aber am Ende, so meine gute Erfahrung, ist die Digitalisierung ein Gewinn für alle am Logistikprozess Beteiligten.
